La section qui suit présente un résumé des politiques de l’Association canadienne des organismes de réglementation en ergothérapie (ACORE) que les demandeurs rencontreront dans le cadre du Système d’évaluation de l’équivalence substantielle (SEES).

Attentes relatives à l’échéancier et prolongations

La présente politique établit le délai pour terminer le processus SEES, ainsi que les considérations et le processus pour accorder des prolongations.

Échéancier

Les demandeurs ont un an pour terminer le processus SEES; cette période d’un an est déterminée par une date de début et une date de fin définies.

• La date de début est déterminée à la réception d’un formulaire de demande du SEES dûment rempli, du rapport d’évaluation des diplômes de World Education Services et du paiement des frais de demande initiale.
• La date de fin est la date à laquelle la décision d’évaluation finale a été prise par le Comité de détermination ou son représentant.

Prolongations

L’ACORE reconnaît que les circonstances atténuantes peuvent avoir une incidence sur la capacité d’un demandeur de terminer le SEES dans un délai d’un an. Par conséquent, une prolongation peut être accordée pour une période additionnelle d’un an. Un maximum de deux prolongations peut être accordé dans des circonstances atténuantes, pour un délai total maximal de trois ans. Les demandeurs qui ne terminent pas les activités du SEES requises dans la période de prolongation ne pourront pas poursuivre le processus  SEES.

Pour demander une prolongation, vous devez payer les frais requis, remplir le formulaire de demande de prolongation de l’ACORE et le soumettre au moins sept jours avant la date d’échéance de la période allouée.

Frais de la demande

La présente politique porte sur les frais qui s’appliquent à l’ensemble du processus de demande, ainsi qu’aux demandes de report, de prolongation et d’annulation.

Barèmes et paiements

Tous les demandeurs du SEES devront s’acquitter d’un ensemble commun de frais divisés en trois versements échelonnés et définis dans le barème des frais de demande de l’ACORE. Le barème comprend les frais de la demande initiale (payables au moment de la présentation de la demande du SEES), suivis du deuxième versement (payables après l’évaluation des diplômes) et du troisième versement (facturés lors de l’inscription à l’entrevue pour l’évaluation de la compétence). Tout changement aux frais sera annoncé six mois avant l’entrée en vigueur.

Remarque : Tous les frais seront payables en dollars canadiens, et la TPS/TVH sera ajoutée, le cas échéant.

Remboursements et frais de retrait

Les frais de la demande initiale et le deuxième versement ne sont pas remboursables. Toutefois, si après avoir payé le troisième versement, vous souhaitez vous retirer du processus SEES, l’ACORE remboursera 75 % du troisième versement si la demande écrite de retrait est reçue plus de 7 jours avant l’évaluation de la compétence (EC) prévue.

Si la demande écrite est reçue entre 7 jours et 72 heures avant l’EC prévue, un remboursement de 50 % sera accordé.

Si elle est reçue moins de 72 heures avant l’EC prévue, aucun remboursement ne sera accordé.

Tous les remboursements seront effectués en dollars canadiens.

Les demandeurs qui arrivent à l’entrevue pour  l’EC  avec plus de 60 minutes de retard ou qui ne présentent pas les pièces d’identité requises se verront refuser l’accès à l’évaluation et devront payer des frais de retrait correspondant à la totalité du troisième versement.

Frais de report

Les demandeurs qui souhaitent reporter leur EC après avoir payé leur troisième versement doivent présenter une demande écrite de report plus de sept jours avant la date prévue de l’EC. Si la demande est reçue entre 7 jours et 24 heures avant l’EC, des frais de 30 % du troisième versement seront facturés.

Les demandes reçues moins de 24 heures avant l’EC seront facturées des frais correspondant à 50 % du troisième versement.

Les frais doivent être payés avant que l’on puisse reporter l’EC.

Frais de prolongation et de réexamen

Les demandeurs qui demandent une prolongation du processus SEES devront payer des frais qui sont payables lors de la présentation du formulaire de demande de prolongation de l’ACORE. Des frais administratifs sont également facturés aux demandeurs qui demandent un réexamen de leur décision finale.

Frais administratifs

L’ACORE se réserve le droit de facturer des frais raisonnables pour couvrir les coûts administratifs liés à la copie de dossiers pour les demandeurs qui en font la demande. Ces coûts sont détaillés dans le barème des frais de demande de l’ACORE.

Exigences en matière d’identification

Cette politique établit des mesures raisonnables pour authentifier l’identité des demandeurs du SEES.

Exigences et types d’identification

Les demandeurs doivent fournir une copie lisible de deux pièces d’identité valides, dont l’une doit être une pièce d’identité principale.

• Pièce d’identité principale : contient le nom, la date de naissance, la signature et une photo apposée du demandeur, et n’a pas expiré.
• Pièce d’identité secondaire : contient le nom et la date de naissance du demandeur, et n’a pas expiré.

Voici des exemples de pièces d’identité primaires et secondaires valides :

• permis de conduire
• pièce d’identité émise par un gouvernement étranger
• pièce d’identité émise par le gouvernement
• pièce d’identité de travail émise par le gouvernement
• pièce d’identité militaire
• passeport
• visa de résident permanent ou carte verte
• carte d’assurance-maladie provinciale
• carte de numéro d’assurance sociale (Canada)
• carte de sécurité sociale (États-Unis)

Remarque : Si votre pièce d’identité expire pendant le processus SEES, vous devez présenter une pièce d’identité valide pour continuer. Toutes les pièces d’identité reçues par l’ACORE demeureront dans le dossier permanent du demandeur.

Déclaration d’identité et changement de nom

Si le nom d’un demandeur a changé et qu’il apparaît différemment sur l’un ou l’autre des documents de son établissement d’enseignement, il doit fournir une preuve de changement de nom au moyen d’un certificat de mariage, d’un jugement de divorce ou d’un autre document judiciaire pertinent.

Les demandeurs doivent remplir une déclaration d’identité au moment de l’inscription, attestant la validité des renseignements qu’ils ont fournis. La présentation de faux renseignements peut entraîner le retrait de la demande du processus SEES.

Évaluation de la compétence (EC) et évaluation des connaissances sur la jurisprudence

Pour passer l’EC, vous devez d’abord présenter à votre assesseur une pièce d’identité principale (originale ou copie certifiée) qui correspond à la pièce d’identité principale qui figure dans votre dossier du SEES.

Pour passer l’évaluation des connaissances sur la jurisprudence, vous  vous devez d’abord satisfaire aux conditions d’accès à l’évaluation par l’entremise du surveillant à distance.

Si vous ne fournissez pas une pièce d’identité valide au moment de l’évaluation, votre test sera annulé. Vous aurez la possibilité de reporter l’évaluation, mais aucun remboursement ne sera effectué.

Demandes de mesures d’adaptation

En vertu des lois applicables sur les droits de la personne au Canada, les personnes sont protégées contre la discrimination pour certains motifs de distinction illicite et peuvent avoir droit à des mesures d’adaptation raisonnables pour appuyer la réalisation du processus SEES. La présente politique énonce l’obligation de l’ACORE de fournir ces mesures d’adaptation. Les demandes d’adaptation peuvent être faites en vertu de la présente politique.

Définitions

La discrimination est une distinction (intentionnelle ou non) fondée sur un motif protégé, qui (a) a pour effet d’imposer à cet individu ou à ce groupe des charges, des obligations ou des désavantages qui ne sont pas imposés à d’autres, ou (b) refuse ou limite l’accès aux possibilités, aux bénéfices et aux avantages offerts aux autres membres de la société.

Les motifs protégés désignent les caractéristiques personnelles suivantes : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’expression sexuelle, l’âge, le casier judiciaire, l’état civil, la situation familiale, la religion ou le handicap.

Par contrainte excessive, on entend toute mesure d’adaptation qui mettrait en péril l’intégrité, la validité ou la sécurité du processus d’évaluation.

Un handicap désigne (a) tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement dû à une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie, et, notamment, le diabète sucré, l’épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, l’incoordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif; (b) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée; (c) un trouble mental, un état d’affaiblissement mental ou une déficience intellectuelle.

Politiques et procédures des mesures d’adaptation

• L’ACORE fournira des mesures d’adaptation, jusqu’à concurrence d’une contrainte excessive, pendant l’évaluation de la compétence (EC) et l’évaluation des connaissances sur la jurisprudence, en fonction de motifs protégés, conformément à la législation sur les droits de la personne.
• Les demandes de mesures d’adaptation seront évaluées au cas par cas afin d’assurer l’égalité des chances pour les personnes de démontrer pleinement leurs connaissances et leur compétence sans modifier la nature de l’évaluation. Les demandeurs sont encouragés à fournir le plus d’information possible pour faciliter le processus.
• L ‘ACORE examinera chaque cas après avoir étudié attentivement la documentation soumise; toutefois, le fait de soumettre une demande ne garantira pas la mise en place de mesures d’adaptation.
• Toutes les demandes d’adaptation écrites doivent être soumises à l’ACORE sur un formulaire de demande d’adaptation au moins 45 jours avant la date confirmée de l’évaluation, avec toute documentation à l’appui.
• Le coût des mesures d’adaptation sera pris en charge par l’ACORE.

Vérification de la condition

Pour les demandes de mesures d’adaptation fondées sur des motifs religieux, culturels ou spirituels, les demandeurs doivent fournir une attestation écrite signée par un chef religieux, culturel ou spirituel qui connaît personnellement le demandeur et les mesures d’adaptation demandées.

Dans le cas des demandes de mesures d’adaptation fondées sur une incapacité, les demandeurs doivent fournir une preuve écrite de leur état, signée par un fournisseur de soins de santé, un spécialiste de l’éducation, ou tout autre professionnel compétent qui possède une expertise dans le domaine de l’incapacité et qui a évalué ou traité le demandeur  au cours des trois années précédentes. La vérification doit comprendre les éléments suivants :

• confirmation de l’état de santé par un spécialiste en éducation ou un professionnel de la santé (tel que défini ci-dessus)
• les limites ou les besoins associés à l’incapacité
• les détails des circonstances et des dates en vertu desquelles les mesures d’adaptation ont déjà été accordées
• les recommandations du professionnel qui confirme l’état de santé quant aux mesures d’adaptation appropriées à être prises par l’ACORE

Octroi des mesures d’adaptation

L’ACORE prend d’excellentes mesures pour veiller à ce que les mesures d’adaptation accordées ne nuisent pas à l’intégrité, à la validité ou à la sécurité des évaluations. Le processus d’octroi des mesures d’adaptation est résumé comme suit :

• Une fois la demande de mesures d’adaptation et les documents à l’appui reçus, l’ACORE prendra au plus six semaines pour examiner la demande et l’approuver ou la refuser. L’ACORE demandera des documents supplémentaires au besoin.
• Sur décision, un avis confirmant ou refusant la demande de mesures d’adaptation sera envoyé au demandeur. Si le demandeur se voit accorder des mesures d’adaptation, l’avis de confirmation fournira les détails de ces mesures. Les détails des mesures d’adaptation seront également fournis à l’évaluateur ou à l’administrateur du test.
• Les demandeurs peuvent demander un réexamen de toute décision relative aux mesures d’adaptation sur la base de nouveaux renseignements ou documents.

Protection de l’information

Pour protéger la confidentialité, le gestionnaire du SEES ne communiquera pas à l’évaluateur ou à l’administrateur de test les détails de la raison de la mesure d’adaptation qui n’ont pas d’incidence sur la capacité de l’évaluateur de fournir la mesure d’adaptation.

L’ACORE ne doit divulguer aucun renseignement concernant l’incapacité, le diagnostic ou l’état de santé d’un demandeur sans son consentement écrit, à moins que la loi ne l’exige. Au besoin, l’ACORE obtiendra le consentement écrit du demandeur avant de divulguer l’information.

Demandes de réexamen

Cette politique décrit le processus que suit le SEES lorsqu’un demandeur demande un réexamen du résultat de sa décision finale. La politique se résume comme suit :

• Les demandeurs peuvent seulement demander un réexamen des décisions prises par le Comité de détermination.
• Les demandeurs ne peuvent pas demander un réexamen des résultats d’une évaluation individuelle du SEES ou de la façon dont les évaluations ont été menées.
• Les demandeurs ne peuvent pas demander un réexamen sur la base du contenu des cas, des questions et des éléments pour toute évaluation du SEES.
• Les demandeurs ne peuvent pas demander un réexamen après avoir échoué deux fois à l’évaluation de la compétence.

Processus de demande de réexamen

• Les demandeurs doivent présenter une demande de réexamen au moyen du formulaire de demande de réexamen de l’ACORE, dans les 30 jours suivant la réception de leur rapport de détermination du SEES.
• Les demandeurs peuvent fournir des renseignements supplémentaires à l’appui de leur demande de réexamen, comme les résultats d’une deuxième tentative de l’évaluation de la compétence. Ces renseignements doivent être fournis au moment de la présentation du formulaire de demande de réexamen.
• Des frais de réexamen seront facturés aux demandeurs, comme l’indique le barème des frais de demande de l’ACORE.
• Les demandes de réexamen seront examinées par un groupe spécial du Comité de détermination, dans un délai qui tient compte de la disponibilité du groupe spécial et de la présentation de renseignements supplémentaires par le demandeur.
• Seuls des membres du Comité de détermination qui n’ont pas présidé à la détermination initiale seront inclus.
• Les décisions du groupe spécial du Comité de détermination sont définitives.